Ihr Aufgabengebiet

• Sie organisieren und steuern eigenverantwortlich das Sekretariat der Vorsitzenden der Geschäftsführung
• Sie erledigen selbständig alle im Sekretariatsbereich anfallenden Aufgaben (Korrespondenz in deutsch und englisch), führen ein professionelles Termin-, Kalender- und Reisemanagement, sorgen für eine strukturierte Dokumentenablage und entwickeln und optimieren Geschäftsführungs- und Verwaltungsprozesse
• Sie planen, organisieren und koordinieren in- und externe Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen. Hierfür übernehmen Sie die Zusammenstellung, Aufbereitung, und Bewertung von Sitzungsunterlagen, protokollieren bei Bedarf und stellen die Nachverfolgung der vereinbarten Maßnahmen inkl. Reporting an die Vorsitzende der Geschäftsführung sicher
• Sie unterstützen die Vorsitzende der Geschäftsführung bei der Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenzen und stellen die Abarbeitung von Terminsachen mit einem eigenständigen Fristen-, Beschluss- und Maßnahmencontrolling sicher
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen (Terminierung, Reiseplanung, Zusammenstellung und Versand der Unterlagen) und leisten eine eigenständige formelle Vorprüfung der Unterlagen
• Sie kommunizieren intern mit den Fachbereichen sowie extern mit Stakeholdern aus Politik, Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft und sorgen für ein professionelles Besucher- und Gästemanagement
• Sie bearbeiten vertrauliche und sensible Vorgänge mit hoher Diskretion
• Sie übernehmen eigenverantwortlich Sonderaufgaben und koordinieren/monitoren strategische Projekte der Geschäftsführung

Ihre Erfahrung

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Managementassistenz oder vergleichbare Qualifikation
• Sie haben mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs-, Vorstands oder Bereichsleitungsebene
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse moderner Office-Anwendungen (Microsoft 365)
• Sie besitzen sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Wort und Schrift)

Sie überzeugen

• durch Managementfähigkeiten und eine ausgeprägte Serviceorientierung, hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• durch eine hervorragende Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und Verantwortungsübernahme für das eigene Handeln
• durch ein hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt sowie Diskretion, Einfühlungsvermögen, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
• mit Ihrem professionellen und souveränen Auftreten und Ihrem Kommunikations- und Koordinationsgeschick, gepaart mit einem guten Fingerspitzengefühl bei sensiblen Themen
• mit Ihrer schnellen Auffassungsgabe und einem strategischen Verständnis für Unternehmenszusammenhänge

Unser Angebot

• Ein modernes und von Respekt geprägtes Arbeitsumfeld
• Fort- und Weiterbildung und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• 30 Tage Urlaub, Vergütung auf Basis von Haustarifverträgen, 13. Gehalt und Urlaubsgeld
• Betriebliche Altersvorsorge
• Erhöhter Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung